Los equipos de Compliance que no incorporan controles en los procesos de contratación y de integración laboral, enfrentan una tasa significativamente más alta de fallos de cumplimiento normativo, según una encuesta de Gartner, Inc.
La encuesta, realizada a 755 empleados en abril de 2021, encontró varios fallos vinculados a las excesivas cargas de cumplimiento normativo para sus empleados.
El 32% de los empleados encuestados dijeron que no podían encontrar información para resolver el problema cuando no se acoplaban adecuadamente a una obligación de cumplimiento. Un 20% ni siquiera reconoció en su momento que la información era necesaria, y otro 19% simplemente no lo recordó. El 29% restante de los empleados que no cumplieron uno de los pasos dijo que no lo entendían (16%) o simplemente que no sabían cómo ejecutarlo (13%).
“Crear reglas y obligaciones para los empleados, sin formarlos adecuadamente para llevarlas a cabo, conduce a múltiples causas de fallos de control. En estas situaciones, los empleados son incapaces de encontrar o comprender la información que necesitan, o no reconocen o recuerdan cuándo es necesario llevarlas a cabo”, dijo Chris Audet, director de investigación de Gartner Legal & Compliance. “La incorporación de controles en los distintos procesos de integración laboral comportó la caída de hasta un 30% en los reportes de empleados que se mostraban muy agobiados por las obligaciones de Compliance.»
Los equipos de Compliance suelen incorporar controles en los procesos relacionados con los cargos, las tareas y las categorías que suponen un mayor riesgo, para así asegurar su protección. Sin embargo, una gran carga de cumplimiento normativa puede impulsar un riesgo en las organizaciones, lo que conduce a fallos de control.
“Determinar las áreas donde la carga de cumplimiento normativa es mayor, sacará a relucir las áreas donde es más importante imponer nuevos controles y formaciones.”dijo Audet.
Controles diseñados para minimizar la carga:
Los equipos de cumplimiento deberían considerar cómo reducir al mínimo la carga que sus controles suponen para los empleados, en lugar de limitarse a señalar los posibles riesgos. El uso de principios comunes basados en la experiencia del usuario puede minimizar la carga del empleado.
El Compliance puede:
- Ayudar a los empleados a recordar: Proporcione controles lo más cerca posible de los puntos de toma de decisiones y ofrezca apoyo en los momentos críticos para las decisiones empresariales.
- Ayudar a los empleados a entender: Elimine las decisiones que dependen de la consciencia personal del trabajador en los procesos y controles, por lo que quedará claro para un empleado cuáles son sus obligaciones.
- Ayudar a los empleados a ejecutar: simplifique los requisitos generales de cumplimiento de los empleados – comience con los requisitos básicos más comunes.
“Al pensar en dónde integrar controles de cumplimiento para un impacto máximo, es útil entender las áreas donde el cumplimiento está creando la mayor carga sobre los empleados y cómo los controles de incorporación podrían reducir esa situación”, dijo Audet. “Imponer un mayor enfoque solo en los riesgos más elevados puede suponer un peligro para el conjunto de la organización.”