En los últimos años, la externalización de procesos y aplicaciones empresariales a través del modelo Software-as-a-Service (SaaS) se ha vuelto muy popular, sobre todo en el mundo de la continuidad del negocio. Como en todas las áreas de adquisiciones, hay cosas a considerar que marcan la diferencia entre el éxito y el fracaso, como explica Jakub Lewandowski.
El crecimiento de SaaS no es sorprendente: en lugar de asumir el costo y los dolores de cabeza asociados con el desarrollo, la compra, la implementación, el alojamiento o el soporte de software local, las organizaciones pueden obtenerlos de un tercero especializado que los envuelve en un servicio todo en uno.
Los muchos beneficios potenciales que ofrece SaaS van desde un modelo de costo operativo más conveniente y accesibilidad basada en navegador, hasta soluciones que son mucho más fáciles de escalar hacia arriba y hacia abajo según las necesidades. Cualquiera que sea la motivación, la historia de SaaS es convincente, ya que la investigación de la industria espera que el mercado global de software como servicio supere los $700 mil millones en valor para 2028.
Por otro lado, sin embargo, SaaS no es una panacea para cada proceso de negocio o caso de uso de software, con preocupaciones sobre cuestiones como la seguridad, el gobierno de datos, los niveles de servicio y la pérdida de control que hacen que algunas organizaciones traten SaaS con precaución o lo eviten por completo.
Al evaluar las opciones, hay algunas cuestiones clave a considerar:
Decidir si una solución SaaS es adecuada para su organización
No todas las organizaciones pueden seguir la ruta SaaS, con leyes o políticas y procedimientos organizacionales que a veces requieren que los datos se almacenen en una infraestructura interna. Esto sucede con frecuencia a las organizaciones en el sector público y en industrias más reguladas, como la banca y las finanzas.
Decidir qué tipo de soluciones SaaS se requieren
Las soluciones SaaS generalmente se pueden clasificar en sistemas de herramientas y soporte empresarial, y satisfacen una amplia gama de necesidades de los clientes. Los sistemas de soporte técnico empresarial incluyen productos que admiten usuarios finales, como sistemas CRM o Microsoft 365, mientras que los sistemas de herramientas están orientados a requisitos que incluyen procesamiento de datos, sistemas de análisis de datos basados en IA, sistemas de seguridad locales y en la nube y soluciones de copia de seguridad de datos. Las organizaciones deben evaluar cuidadosamente sus necesidades para determinar dónde comenzará y terminará su inversión en SaaS.
Evaluar el historial de cualquier proveedor de servicios potencial
Es crucial tener fe en el historial de cualquier proveedor de SaaS y en la capacidad de satisfacer a los clientes que tienen necesidades comparables a las suyas. Asegúrese de verificar su experiencia, credenciales y calificaciones de satisfacción del cliente antes de firmar en la línea punteada.
Comprender quién posee y tiene la responsabilidad de los datos empresariales
Las organizaciones siempre deben verificar los contratos SaaS para asegurarse de que mantienen la propiedad de sus datos durante toda la duración del acuerdo. Además, es vital acordar la responsabilidad legal de los datos confiados al proveedor: el contrato debe definir específicamente quién es responsable y será responsable, particularmente porque los servicios en la nube generalmente involucran a más de una entidad.
Los contratos SaaS también pueden referirse a acuerdos con terceros; Es importante analizar estas cláusulas para determinar quién está a cargo de qué. Las ilustraciones esquemáticas de cualquier responsabilidad compartida pueden ser útiles para garantizar la claridad.
Compruebe si el servicio es compatible con los requisitos normativos y de cumplimiento clave
La solución SaaS ideal ayudará a las organizaciones a cumplir sus objetivos de cumplimiento. Por ejemplo, un sistema de copia de seguridad en la nube puede permitir la administración de períodos de retención de datos al tiempo que evita que los usuarios finales decidan migrar datos fuera de la nube. No olvide que, para cualquier solución diseñada para procesar datos personales, los compradores generalmente requerirán un contrato separado para confiar el procesamiento de datos personales.
Tenga cuidado con los costos ocultos
Siempre examine cuidadosamente un contrato SaaS para verificar si hay margen para incurrir en gastos adicionales. Por ejemplo, las organizaciones deben revisar las condiciones para rescindir el contrato con el proveedor, particularmente a la luz de los riesgos de bloqueo del proveedor. De lo contrario, puede resultar en responsabilidad por costos adicionales no planificados.
Comprender el alcance y las limitaciones de los acuerdos de nivel de servicio
Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) son utilizados por los proveedores de SaaS para establecer formalmente sus obligaciones contractuales y la limitación de sus servicios. Estos deben revisarse minuciosamente antes de firmar cualquier contrato, en particular las condiciones para solicitar mecanismos de compensación, como créditos de servicio, y lo que constituye motivo para rescindir el contrato.
Al tener en cuenta estos problemas, las organizaciones se colocan en una posición ideal para crear relaciones sólidas con los proveedores de SaaS basadas en la transparencia y la confianza. Al hacerlo, pueden disfrutar de la eficiencia de costos, la versatilidad y la conveniencia del modelo como servicio, al tiempo que centran el tiempo y la atención de sus expertos en tecnología en objetivos más estratégicos.
El autor: Jakub Lewandowski es Global Data Governance Officer en Commvault.
FUENTE: continuitycentral.com